Entente des membres
Entente des membres d’EthnicPath Research
Chez ETHNIC PATH RESEARCH, le respect de la vie privée constitue un élément important de notre engagement envers les répondants et le grand public.
Lorsque vous participez à une recherche par sondage menée par notre organisation, vous pouvez avoir l’assurance que les renseignements personnels que vous nous communiquez demeureront chez nous.
Chaque fois que vous participez à titre de répondant à l’un de nos sondages, que ce soit en personne, par téléphone, par la poste ou par Internet, vous pouvez avoir l’assurance que vos réponses individuelles demeureront confidentielles et ne seront jamais associées à vos renseignements personnels permettant de vous identifier sans votre autorisation expresse. Vos renseignements personnels permettant de vous identifier ne seront jamais vendus à qui que ce soit. Vous êtes libre de choisir de participer ou non à un sondage, libre de choisir de ne pas répondre à certaines questions et libre de mettre fin à votre participation en tout temps.
La Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH est un énoncé de principes et de lignes directrices décrivant le niveau de protection des renseignements personnels qu’ETHNIC PATH RESEARCH offre aux répondants et au grand public. La Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH a pour objectif de promouvoir des pratiques de gestion des renseignements personnels responsables et transparentes, d’une manière conforme aux dispositions de la LPRPDE.
ETHNIC PATH RESEARCH continuera de réviser sa Politique de confidentialité afin de s’assurer qu’elle demeure pertinente et à jour au regard de l’évolution des normes de l’industrie, des technologies et des lois.
ETHNIC PATH RESEARCH est membre de l’ARIM (MRIA), de la MRA et d’ESOMAR. Ces organisations établissent des normes que leurs membres doivent respecter et qui protègent également votre vie privée.
Portée et application détaillées de la Politique de confidentialité d’entreprise d’ETHNIC PATH RESEARCH
Les dix principes sur lesquels repose la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH sont interdépendants, et ETHNIC PATH RESEARCH doit se conformer à ces dix principes. Chaque principe doit être lu conjointement avec le commentaire qui l’accompagne. Comme le permet la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), le commentaire de la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH a été rédigé de façon à tenir compte des questions relatives aux renseignements personnels propres à ETHNIC PATH RESEARCH.
La portée et l’application de la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH sont les suivantes :
– La Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH s’applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par ETHNIC PATH RESEARCH dans le cadre d’activités commerciales.
– La Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH s’applique à la gestion des renseignements personnels sous quelque forme que ce soit, orale, électronique ou écrite.
– La Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH n’impose aucune limite à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements suivants par ETHNIC PATH RESEARCH :
a) les renseignements ne permettant pas d’identifier une personne;
b) le nom, le titre, l’adresse d’affaires ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation;
c) les autres renseignements concernant une personne qui sont accessibles au public et qui sont précisés par règlement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada).
– L’application de la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH est assujettie aux exigences et aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), aux règlements pris en vertu de celle-ci et à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
ETHNIC PATH RESEARCH se réserve le droit de recueillir et d’analyser des données provenant de fournisseurs tiers qui utilisent notre panel, peu importe l’exactitude ou la justesse de ces données. Cela comprend notamment les données pouvant être jugées incorrectes ou inexactes. Cette collecte a pour but de valider et de vérifier la qualité des données, en assurant une évaluation complète des données exactes comme inexactes à des fins de validation.
ETHNIC PATH RESEARCH se réserve le droit de retirer des répondants du panel de sondage s’il est établi qu’ils fournissent de façon constante des renseignements inexacts, incomplets ou frauduleux qui compromettent l’intégrité des données de recherche.
Cette précision rend la politique plus claire quant aux conséquences de la communication de mauvaises données, tout en respectant les principes énoncés
Définitions
collecte : Le fait de rassembler, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris des tiers, par quelque moyen que ce soit.
consentement : Accord volontaire à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement peut être exprès ou tacite et peut être donné directement par la personne ou par un représentant autorisé. Le consentement exprès peut être donné verbalement, électroniquement ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et n’exige aucune déduction de la part d’ETHNIC PATH RESEARCH. Le consentement tacite est un consentement qui peut raisonnablement être déduit d’une action ou d’une inaction de la personne.
communication : Le fait de rendre des renseignements personnels accessibles à un tiers.
employé : Un employé ou un entrepreneur indépendant d’ETHNIC PATH RESEARCH.
renseignements personnels : Renseignements concernant une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre, de l’adresse d’affaires ou du numéro de téléphone d’un employé d’une organisation, et à l’exclusion des renseignements descriptifs et factuels concernant une organisation.
répondant : Un membre du public qui fournit des renseignements personnels à ETHNIC PATH RESEARCH dans le cadre d’un sondage mené par ETHNIC PATH RESEARCH. Par exemple, un répondant est une personne qui communique des renseignements personnels à ETHNIC PATH RESEARCH dans le cadre d’une recherche marketing ou sociale quantitative ou qualitative.
tiers : Une personne ou une organisation extérieure à ETHNIC PATH RESEARCH.
utilisation : Le traitement, la manipulation et la gestion de renseignements personnels par ETHNIC PATH RESEARCH et au sein de celle-ci, ou par un tiers avec la connaissance et l’approbation d’ETHNIC PATH RESEARCH.
Les dix principes relatifs à la protection de la vie privée
Principe 1 – Responsabilité
ETHNIC PATH RESEARCH est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou plusieurs personnes qui devront s’assurer du respect, par ETHNIC PATH RESEARCH, des principes suivants.
ETHNIC PATH RESEARCH est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous son contrôle et doit, par voie contractuelle ou autrement, fournir un degré comparable de protection lorsque les renseignements sont traités ou utilisés par un tiers.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
ETHNIC PATH RESEARCH doit déterminer les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.
ETHNIC PATH RESEARCH recueille des renseignements personnels auprès du public uniquement aux fins suivantes :
a) mener des recherches marketing et sociales quantitatives ou qualitatives;
b) comprendre l’opinion des répondants afin d’établir leur admissibilité à d’autres recherches marketing et sociales quantitatives et qualitatives;
c) satisfaire aux exigences légales et réglementaires.
Toute mention ultérieure des « fins déterminées » renvoie aux fins déterminées dans le présent principe.
ETHNIC PATH RESEARCH doit préciser au répondant, verbalement, électroniquement ou par écrit, les fins déterminées avant la collecte de renseignements personnels dans le cadre d’un sondage ou au moment de celle-ci. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces fins déterminées ou diriger la personne vers une personne désignée au sein d’ETHNIC PATH RESEARCH qui pourra les lui expliquer.
Lorsque des renseignements personnels déjà recueillis doivent être utilisés ou communiqués à une fin qui n’a pas été déterminée auparavant, cette nouvelle fin doit être déterminée avant l’utilisation. À moins que la nouvelle fin ne soit permise ou exigée par la loi, le consentement du répondant sera obtenu avant que les renseignements soient utilisés ou communiqués à cette nouvelle fin.
ETHNIC PATH RESEARCH peut fournir à ses clients ou à d’autres tiers des renseignements tirés de tout sondage, sous forme agrégée. Sous forme agrégée, il est impossible d’identifier les renseignements personnels d’un répondant en particulier.
Principe 3 – Obtention du consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels
Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels la concernant et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.
La participation des répondants à une recherche par sondage est toujours volontaire. Lorsqu’un répondant accepte de participer à un sondage, il consent à l’entrevue du fait de sa participation.
En règle générale, les renseignements personnels recueillis au cours d’une entrevue ne sont pas communiqués à des tiers. Toutefois, il arrive qu’un client qui commandite un projet de recherche souhaite communiquer directement avec des répondants. Dans ces cas, ETHNIC PATH RESEARCH explique toujours au répondant la raison de la communication et obtient son autorisation expresse avant toute communication de ce genre.
Un répondant est toujours libre de choisir de participer ou non à un sondage, libre de choisir de ne pas répondre à certaines questions et libre de mettre fin à sa participation en tout temps.
Lorsqu’elle obtient le consentement, ETHNIC PATH RESEARCH doit faire des efforts raisonnables pour s’assurer que le répondant est informé des fins déterminées auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Les fins déterminées doivent être énoncées de façon que le répondant puisse raisonnablement les comprendre.
En règle générale, ETHNIC PATH RESEARCH doit demander le consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment où elle recueille ces renseignements. Toutefois, ETHNIC PATH RESEARCH peut demander le consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels après leur collecte, mais avant qu’ils soient utilisés ou communiqués à une nouvelle fin.
Pour déterminer la forme de consentement appropriée, ETHNIC PATH RESEARCH doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses répondants.
La participation d’un répondant à une étude de recherche marketing ou sociale quantitative ou qualitative peut constituer un consentement tacite permettant à ETHNIC PATH RESEARCH de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels aux fins déterminées.
Principe 4 – Limitation de la collecte des renseignements personnels
ETHNIC PATH RESEARCH doit limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par ETHNIC PATH RESEARCH. ETHNIC PATH RESEARCH doit recueillir les renseignements personnels de façon honnête et licite.
Lorsqu’elle mène des sondages, ETHNIC PATH RESEARCH limite la quantité et le type de renseignements personnels qu’elle recueille. Nous ne recueillons que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins déterminées communiquées aux personnes.
ETHNIC PATH RESEARCH recueille les renseignements personnels concernant une personne principalement auprès de cette personne ou d’un membre de son ménage. Sauf dans la mesure permise par la loi, ETHNIC PATH RESEARCH ne recueillera des renseignements personnels auprès de sources externes, comme des organisations clientes, que si les personnes concernées ont consenti à cette collecte.
Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
ETHNIC PATH RESEARCH ne doit pas utiliser ni communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne le permette. Les renseignements personnels ne doivent être conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces fins.
ETHNIC PATH RESEARCH peut communiquer les renseignements personnels d’un répondant :
a) à un client d’ETHNIC PATH RESEARCH, lorsque le répondant a consenti à cette communication;
b) à un tiers dont ETHNIC PATH RESEARCH retient les services pour exercer des fonctions en son nom;
c) à une autorité publique ou à un mandataire d’une autorité publique si, de l’avis raisonnable d’ETHNIC PATH RESEARCH, il semble exister un danger imminent pour la vie ou les biens qui pourrait être évité ou réduit par la communication des renseignements;
d) à un ou plusieurs tiers, lorsque le répondant consent à cette communication ou que celle-ci est exigée ou permise par la loi.
Seuls les employés d’ETHNIC PATH RESEARCH qui ont besoin de connaître ces renseignements pour des raisons d’affaires, ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement, ont accès aux renseignements personnels concernant les répondants.
ETHNIC PATH RESEARCH ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’ils demeurent nécessaires ou pertinents aux fins déterminées, ou que la loi l’exige. Selon les circonstances, lorsqu’il peut être nécessaire de joindre de nouveau un répondant afin de clarifier ses réponses à un sondage ou d’obtenir des réponses supplémentaires, ETHNIC PATH RESEARCH doit conserver les renseignements personnels pendant une période raisonnablement suffisante pour permettre ce nouveau contact.
ETHNIC PATH RESEARCH doit maintenir des mesures de contrôle, des calendriers et des pratiques raisonnables et systématiques de conservation et de destruction des renseignements et des dossiers, qui s’appliquent aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins déterminées ou dont la conservation n’est plus exigée par la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou rendus anonymes.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Les renseignements personnels utilisés par ETHNIC PATH RESEARCH doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision concernant un répondant.
ETHNIC PATH RESEARCH doit mettre à jour les renseignements personnels concernant les répondants et les employés dans la mesure nécessaire à la réalisation des fins déterminées ou sur avis de la personne concernée.
Principe 7 – Mesures de sécurité
ETHNIC PATH RESEARCH doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements.
ETHNIC PATH RESEARCH doit protéger les renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés, contre les risques tels que la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisés, au moyen de mesures de sécurité appropriées.
ETHNIC PATH RESEARCH doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers au moyen d’ententes contractuelles précisant la confidentialité des renseignements et les fins auxquelles ils doivent être utilisés.
Tous les employés d’ETHNIC PATH RESEARCH ayant accès à des renseignements personnels sont tenus d’en respecter la confidentialité.
Principe 8 – Transparence des politiques et des procédures
ETHNIC PATH RESEARCH doit mettre facilement à la disposition des personnes des renseignements précis sur ses politiques et ses procédures relatives à la gestion des renseignements personnels.
ETHNIC PATH RESEARCH doit rendre les renseignements sur ses politiques et ses procédures faciles à comprendre, notamment :
a) le titre et l’adresse de la ou des personnes responsables du respect de la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH, à qui les demandes de renseignements ou les plaintes peuvent être acheminées;
b) la façon d’accéder aux renseignements personnels détenus par ETHNIC PATH RESEARCH;
c) une description du type de renseignements personnels détenus par ETHNIC PATH RESEARCH, y compris un aperçu général de leur utilisation;
d) une description des renseignements personnels mis à la disposition d’organisations liées (p. ex., des filiales).
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels
Sur demande, ETHNIC PATH RESEARCH doit informer une personne de l’existence de renseignements personnels la concernant, de leur utilisation et de leur communication, et lui permettre de les consulter. Une personne doit pouvoir contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les modifications appropriées.
Sur demande écrite adressée au responsable de la protection de la vie privée, ETHNIC PATH RESEARCH informera une personne de l’existence de renseignements personnels la concernant, de leur utilisation et de leur communication, et cette personne pourra consulter ces renseignements
Dans certaines situations, ETHNIC PATH RESEARCH pourrait ne pas être en mesure de donner accès à la totalité des renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’un répondant. Par exemple, ETHNIC PATH RESEARCH pourrait ne pas donner accès à des renseignements si cela risquait de révéler des renseignements personnels concernant un tiers ou si l’on pouvait raisonnablement s’attendre à ce que cela menace la vie ou la sécurité d’une autre personne. De plus, ETHNIC PATH RESEARCH pourrait ne pas donner accès à des renseignements si leur communication risquait de révéler des renseignements commerciaux confidentiels.
Afin de protéger les renseignements personnels, un répondant peut être tenu de fournir des renseignements d’identification suffisants pour permettre à ETHNIC PATH RESEARCH de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels et d’autoriser l’accès au dossier de la personne. Ces renseignements ne doivent être utilisés qu’à cette fin.
ETHNIC PATH RESEARCH doit corriger ou compléter promptement tout renseignement personnel qui s’avère inexact ou incomplet. Toute divergence non résolue quant à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements doit être consignée au dossier de la personne. S’il y a lieu, ETHNIC PATH RESEARCH doit transmettre aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question les renseignements modifiés ou l’existence de toute divergence non résolue.
Les répondants et les employés peuvent obtenir des renseignements ou demander l’accès à leur dossier personnel en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée d’ETHNIC PATH RESEARCH.
Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute personne doit pouvoir porter plainte à l’égard du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes désignées responsables du respect de la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH.
ETHNIC PATH RESEARCH doit maintenir des procédures pour traiter toutes les demandes de renseignements ou les plaintes de ses répondants concernant la façon dont ETHNIC PATH RESEARCH traite les renseignements personnels, et y répondre.
ETHNIC PATH RESEARCH doit, sur demande écrite, informer ses répondants de l’existence de ces procédures ainsi que des procédures de plainte offertes.
La ou les personnes responsables du respect de la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH peuvent, s’il y a lieu, obtenir un avis externe avant de donner une réponse définitive aux plaintes individuelles.
ETHNIC PATH RESEARCH doit faire enquête sur toutes les plaintes concernant le respect de sa Politique de confidentialité. Si une plainte est jugée fondée, ETHNIC PATH RESEARCH doit prendre les mesures appropriées pour la régler, y compris, au besoin, modifier ses politiques et ses procédures. Le répondant doit être informé du résultat de l’enquête portant sur sa plainte.
Clause de validation des données
ETHNICPATH RESEARCH se réserve le droit d’obtenir et de valider les données des répondants auprès de ses clients dans les circonstances suivantes :
Communication de fausses données : S’il est constaté que des répondants fournissent des données fausses ou trompeuses, notamment des réponses incohérentes dans les questions ouvertes, des réponses en ligne droite (sélection de la même option de réponse pour une série de questions) ou des réponses trop rapides (sondage rempli en un temps déraisonnablement court).
Réponses en double : S’il existe des cas d’adresses IP similaires indiquant des réponses potentiellement en double ou frauduleuses.
Autres anomalies : Tout autre comportement ou toute autre tendance donnant à penser que l’intégrité des données est compromise.
ETHNICPATH RESEARCH utilisera les données ainsi obtenues uniquement à des fins de validation, afin d’assurer la qualité et la fiabilité des études de recherche menées à l’interne ou pour le compte de ses clients.
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la Politique de confidentialité d’ETHNIC PATH RESEARCH, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée d’ETHNIC PATH RESEARCH par courriel à info@ethnicpath.com.